Penchant comment citer le procès-verbal de la réunion est une compétence utile. Votre patron vous surprendra peut-être avec une demande d’enregistrement d’une réunion, ou vous pourriez être invité à remplir pour le Secrétaire de votre organisation. Vous pouvez même changer de professions et de devenir un professionnel preneur de minute. Quelle que soit la situation, les exigences de base des minutes sont les mêmes. Plus public que les notes personnelles, procès-verbaux des réunions doivent non seulement être succincte, mais facile à lire et à interpréter par un tiers.
Difficulté : facile
Instructions
Vous aurez besoin de choses
- Stylo
- Papier
- Ordinateur
Suggérer des modifications
- Obtenir une copie de l’ordre du jour avant le début de la réunion. L’utiliser pour créer un plan avec beaucoup d’espace entre les rubriques. De cette façon en cours de réunion, vous pouvez simplement remplir l’information pertinente.
- Prendre la fréquentation. Si vous ne connaissez pas tous ceux qui étaient présents, passer autour d’une feuille de présence. Garder une trace de la direction dans laquelle il circule autour de la salle. Cela peut vous aider à identifier les visages inconnus plus tard.
- Enregistrer le temps que la réunion commence, la date, le lieu, le nom de l’organisation, l’objet de la réunion et le nom de la présidente ou le facilitateur.
- Enregistrer ce qui a été dit. Utilisez le formulaire de la balle d’écrire les points importants qui ont été abordées lors de la réunion et qui dit leur. Également enregistrer toute motion proposée, qui leur a proposé, le nombre de votes que la requête reçue et si elle a été adoptée.
- Prendre note de toutes les questions déposées pour discussion lors de réunions futures.
- Dossier de l’époque qui mit fin à la réunion.
- Saisissez ou modifiez vos minutes. Vous devez faire cela que peu de temps après la réunion à alors que possible, tout est encore frais dans votre esprit. Vos minutes officielles devraient être sous forme de contour avec jour l’ordre du, comme les principales rubriques. Sous chaque rubrique, comprennent des sous-positions par haut-parleur ou question discutée et motion proposée–selon ce qui est primordial. Utiliser les points de la balle, double langage espacement et laconique, afin que vos minutes sont faciles à lire et à comprendre en un coup d’oeil.
- Relisez vos minutes et imprimez-les. Alors signer « Soumis par : Your Name » et les transformer.
Conseils & avertissements
Si vous avez peur des informations manquantes, demander si c’est OK pour enregistrer la réunion.
Enregistrer des questions d’éclaircissement plus tard. N’essayez pas de le rappeler.
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